Googleドキュメントの共有は必ずラベルで。

Google driveのドキュメントはオンラインで共有できて便利です。

わたフク。では当初、データをエクセルで管理していたのですが、Googleに載せてからは常に最新の状態をメンバーで共有できるし、履歴もみられるし、とても便利になりました。

ただ、だんだんとメンバーが増えるにつれて、どのファイルを誰と共有しているのかがわからなくなる、という問題が大きくなってきました。

ファイルをユーザーに対して直接共有してはいけない

これはGoogle driveの話というより情報システム一般の話でしょうが、ファイルへのアクセス権限付与を、個人に対して行うと混乱します。

そのひとの役割が変わったり、メンバーが増減したり。
誰にどのファイルへのアクセス権限を付与したか、全部記録しておかないと、必ず作業で漏れます。
ひどく面倒な自体になってしまいます。
（なってしまいました T-T）

また、もっとひどいことには、Google driveでファイルを直接誰かに共有すると「このファイルを誰かと共有しているかどうか」を確認しようと思ったら、そのファイルの共有設定を開いてみる以外に方法がありません。

マイドライブのドキュメントリストをみても、そのファイルが共有されているかどうか、共有解除を忘れていないかどうか、全くわからないのです。

こうなると、もう最悪です。

初期のころ、そのへんよくわからず共有していたファイルがあり、一度大掃除（フィルをひとつずつ、共有設定を開いて全数確認する）をしたのですが、昨日、共有解除漏れのファイルを見つけました・・・。

＊ それで今、これを書いているわけです。自戒を込めて。

ドキュメントの共有は役割に対して

幸いGoogle driveにはラベルの機能があるので：

アクセス権/
　経理係・参照
　経理掛・編集
　配送係・参照
　配送係・編集

などのように、役割毎の参照権限ラベル・編集権限ラベルをつくっておいて、シェアしたいファイルにこのラベルを付与します。

そうすると、あるファイルが共有されているかどうかは、文書リストでどのラベルが付与されているかを見ればわかります。

また、アクセス権のフォルダの中をみれば、その役割のひとたちにどの文書を共有しているか、いないかがすぐにわかります。

また、メンバーに変更があっても、アクセス権ラベルだけの共有設定を変更すれば処理が完了します。

もしも一時的に誰かに文書を共有しなければならないときも（ちょっとこのファイル校正して！とか。）：

アクセス権/
　一時共有/
　　2013.02.08 例の文書・校正用

などと使い捨てのラベルをつくっておいたほうが、安全です。
あとでまとめて捨てればよいので、安心して忘れることができます。

ただし、ラベルの扱いにも注意

ラベルの名前

ラベルで共有すると、相手の「共有アイテム」には、ラベル名が並びます。ファイルはその中に入っています。

なので、上記の一時共有ファイルに「あのバカに校正させるファイル」とか書いておくと、そのまま相手に見えてしまうので気をつけましょう。

ラベルの削除は、空にしてから

もうひとつ、Google driveの仕様で注意。

あるファイルが、ふたつの役割にアクセス権限を与えているとします。
そしてあるメンバーが、そのふたつの役割を持っているとします。

つまりそのメンバーは、ふたつのラベル経由で、そのファイルへのアクセス権を持っています。

このとき、ラベルのひとつを削除すると、どうなるでしょう。

もうひとつの役割が残っているので、そのメンバーは相変わらずファイルへのアクセス権を必要としています。
アクセス権は残るべきです。

ですが、現状のGoogle driveのラベルは、そう振る舞ってくれません。

そのメンバーはアクセス権を失います。

あー。もう・・・・。


誰がどう考えても正しくない仕様だと思うので、いずれ修正されるものと期待していますが、現状では運用で逃げるしか手がありません。

ラベルの削除は、そのラベルフォルダの中を空にしてから。
もしくは、共有設定で、共有者を全員外してから。

注意しましょう。

それから、ラベルでアクセス権を付与した状態で、ファイルから直接メンバーのアクセス権を削除したときも、ラベルによるアクセス権もろとも権利を失ってしまいます。

その意味でも、ファイルに対する直接権限付与操作は、避けるべきです。



週末、もう一度大掃除しなおします・・・。